Какво представлява ERP системата

ERP системата е основата на IT стратегията на всяка съвременна организация. Разбирането на концепцията и мястото й в бизнеса е от първостепенно значение.

Какво е ERP?

ERP стратегия

Enterprise Resource Planning (ERP), в превод “планиране на ресурсите на предприятието”, е подход и методология за следене и управление на всички ресурси, с които една организация разполага и оперира.

Най-общо казано, това е стратегия, чрез която компаниите разпределят и разполагат своите финансови, стоково-материални, човешки, времеви и други ресурси, за да извършват дейността си и да реализират приходи.

Компаниите днес използват специализирани софтуерни системи, за да прилагат тази стратегия. Чрез ERP системата си, те интегрират, следят и менажират всички аспекти и процеси ежедневно в своя бизнес.

ERP система

Съвременната ERP система представлява единна, централизирана платформа за управление на предприятието. Тя обединява и управлява информационните и работните потоци, протичащи в него. Платформата съхранява цялата информация на компанията в единна база данни.

Тази база служи като централен източник, гарантиращ интегритет на данните. Екипите и отделите използват ERP системата, за да могат свободно да предават и споделят потвърдена информация помежду си, докато извършват своите задачи.

Модерните ERP системи са изключително всеобхватни и функционални. Те отдавна са надминали етапа на локални програми, инсталирани върху даден фирмен компютър.

Много ERP системи днес са уеб-базирани приложения, намиращи се в облачна среда. Потребителите могат да използват такива системи отвсякъде и през всякакви устройства, без да се нуждаят от нещо повече от браузъра си.

Значението на свързаността на ERP системата

ERP платформата е изградена от модули, предназначени за дейностите на различните отдели и роли. Всеки модул е подсистема, поддържаща функциите на съответния департамент.

Тези модули не са разделни системи, а са дълбоко интегрирани в ядрото на платформата. Свързаността им дава възможност за координирана съвместна работа и бързи, улеснени справки между екипите на различните отдели, при това в реално време.

По този начин ERP системата замества разпокъсаните и неинтегрирани приложения и таблични файлове, с които иначе отделите би се наложило да работят. Това спестява неприятности като:

  • Забавяния
  • Загуба на информация или грешки при предаването й
  • Заплащане на множество лицензи за разделни програмни продукти
  • Трудности в интеграцията им и др.

Използването на ERP е от изключително значение за бизнес представянето на компаниите. Те могат да извлекат множество ползи, включващи:

  • Автоматизация на повторяемите задачи, административните дейности и планирането
  • Засилване на сигурността и верността на информацията на предприятието
  • Цялостно облекчение в ежедневната работа и рутинните процеси
  • Повсеместно намаляване на разходите и финансовите загуби и много други

Това дава възможност на професионалистите в бизнеса да се съсредоточат върху креативната работа и продуктивната дейност, оставяйки ръчната и машинална работа на системата.

Резултатите? 360-градусов поглед върху целия бизнес, многократно увеличаване на продуктивността на предприятието и намаляване на излишните разходи и загуби.

Визия на съвременната ERP платформа

Позиция на ERP системата в цялостната IT стратегия на бизнеса

ERP е системата с най-ключово място в една организация. Затова и успехът на малките и средни предприятия силно зависи от един критичен фактор – специалистите и ръководството правилно да разбират и оценяват предназначението на ERP платформата и позицията ѝ в организацията.

ERP системата е основата на цялостната IT стратегия на един бизнес, заемаща централно място в нея. Значението и приложението ѝ я правят фундамента за всички настоящи и бъдещи дейности, разработки и планове на предприятието.

Всички аспекти на един бизнес:

  • Данните, които съхранява и обработва
  • Процесите, които изпълнява
  • Ресурсите, които се менажират с ERP системата
  • Стратегиите, които системата поддържа
  • Останалите приложения, които се използват съвместно

се изграждат върху този фундамент и съобразено с ERP системата.

Технологичните аспекти на една модерна ERP система

Съвременната ERP система е необходимо да съчетава функционалности, които намаляват човешките усилия и консумираните ресурси за изпълнение на работата, елиминират хартиената документация и свеждат до минимум вероятността за грешки.

Същевременно, съвременната ERP система трябва да позволява мобилност на работната сила и глобализация на работната среда, за да се поддържа постоянство на работата и независимост на резултатите от работното място и конкретната локация.

Тези нейни характеристики я правят способна да поддържа предприятия, които са създадени или модернизирани в съответствие с модерната концепция за индустриализация Industry 4.0 (4IR).

Технологичните функционалности осигуряват множество подобрения в бизнес процесите – дигитализация, свързаност, автоматизация и автономност. Това се постига чрез имплементиране на нови технологии като интернет на нещата (IoT), комуникация „Машина с машина“ (M2M), изкуствен интелект (AI), машинно обучение (ML) и много други.

Самата платформа за управление на бизнеса съставлява комплект от функционалности, компоненти и модули. Те се грижат за обслужването на нуждите и поддържането на процесите на всички отдели, роли и екипи в организацията.

Ето и основните модули, които трябва да притежава една модерна ERP система:

  • Customer Relationship Management (CRM) – управление на връзките с клиенти: управление на контакти, клиенти, ценообразуване, ценови листи, предпродажби, продажби, поръчки и фактуриране.
  • Logistics and Supply Chain Management (SCM) – логистика и верига на доставките: управление на поръчки, връзки с доставчиците, снабдяване, управление на инвентара (IMS), управление на складовете и задачите в тях (WMS), доставки и транспорт.
  • Производство: управление на производствените мощности, снабдяване точно навреме, планиране на материалните ресурси (MRP), планиране на производствения капацитет (CRP), производствени технологии, рецепти, съставки, ресурси и технологични маршрути.
  • Счетоводство и финансов мениджмънт: управление на финанси, автоматизирано счетоводство, себестойности, баланси и движения по сметки, разходни и приходни центрове, дълготрайни активи, ДДС и акциз, плащания, планиране на бюджета, финансови отчети и финансови анализи.
  • Управление на процеси, проекти и задачи: менажиране на структурата, задачите, участниците и рисковете, бюджетиране и разпределение по пера, изпълнение, проследяване на текущия статус и прогрес, отчети за свършената работа.

Тези модули записват и обработват информацията директно в единната база данни. Те комуникират в реално време по между си чрез базата данни, без нужда от периодични синхронизации. Този начин на работа елиминира забавянията и риска от загуба на данни.

Социалните аспекти на една модерна ERP система

Доброто представяне от техническа гледна точка е само част от това, което една модерна платформа трябва да предоставя на клиентите си. Всички изредени дотук аспекти и компоненти на една съвременна ERP система са свързани с Industry 4.0.

Също толкова критична в днешно време е еволюцията, позната като Industry 5.0. Докато 4IR набляга на технологичното развитие на системите, Industry 5.0 набляга на социалната страна на технологиите – комуникацията и връзката между човек и машина, както и използването на технологии, създадени да работят в социално-ориентирана работна среда.

Важно е да се отбележи, че Industry 5.0 не е следващото стъпало след Industry 4.0, а се развива паралелно с нея – двете революции имат различни цели.

ERP системите са създадени, за да се използват от хора. Като такива, те трябва да отразяват социалните взаимоотношения между хората. Тоест да притежават способности за цялостно и гъвкаво управление на общността и колаборацията в нея.

Тази концепция е позната като социално-ориентирана ERP система или социално ERP (Social ERP). Модулите, които поддържат социалните взаимоотношения и социалната среда, са:

  • Управление на общността (Community Management): набор от приложения и компоненти за цялостно управление на общността, заключаваща едно предприятие – ръководство, служители, доставчици, партньори, клиенти и други заинтересовани страни. В тази единна среда всички могат да се свързват директно и да обменят информация лесно и бързо.
  • Сътрудничество и отборна работа (Team Collaboration): група от интегрирани функционалности и приложения, поддържащи стегната колаборация между членовете, екипите и отделите на предприятието. Организирането на хората в социални групи им позволява да взаимодействат, да се информират и да споделят прогреса си. Това води до редица оптимизации и подобрения в бизнес процесите и начина на работа.
  • Частично-структурирани дейности (Semi-Structured Activities): това е по-скоро поддържани функционалности и подход отколкото строго дефиниран модул. Те позволяват менажирането на бизнес случаи, които са твърде разнообразни, за да бъдат структурирани в повторяем процес. Този метод осигурява на експертите необходимите инструменти, достъп и свързаност. Те използват своите познания, умения и предишен опит, за да извършват проучвания. Според развитието на случая и информацията, придобита при предходните стъпки, експертите вземат решения за следващите си действия.

Традиционни ERP системи и модерни социализиращи системи

Традиционните ERP системи днес притежават необходимите технически функционалности за дигитализация, автоматизация и обхващане на бизнес процесите в едно предприятие.

В тях обаче много често липсват приложения и функции за социални взаимодействия и лесно навигиране в интерфейса. Фокусът им е обхващането и управлението на бизнес процесите в една организация. При тях техническото изпълнение е с по-висок приоритет от предоставянето на удобна и приятна среда за съвместна работа.

Противоположно на тях, съвременните социални системи наблягат на приложения, насочени към общуване, споделяне и колаборация. Фокусът при тях е осигуряване на среда за социализация, включително при мобилна и дистанционна работа. Често пъти биват наричани с понятието “CRM”, което в случая, не е напълно точно. Те излизат широко извън спектъра на добре познатите CRM системи.

Модерните социални системи за управление на бизнеса се открояват с функционалности насочени изцяло към хората – лесни и приятни за употреба, достъпни през мобилни приложения и on the web, с приятелски и интерактивен графичен интерфейс. Те предоставят добре структурирани цялостни дигитални табла и възможности за множество персонализации. Потребителите получават комфортна среда за работа, където лесно може да се управлява целия набор от информация, събития и ресурси.

Въпреки удобствата, бързината и лекотата на работа, социалните системи имат по-тесен спектър на приложение. Причината за това е, че при тях липсва цялостната основа, която класическите ERP системи предоставят. Затова те обслужват малка част от всички процеси в предприятието.

Съществуват платформи, които обединяват характеристиките на традиционните и съвременните системи. Това са и системите, които истински отговарят на понятието Социално ERP.

Интеграционни предизвикателства пред компаниите

Всяка компания използва определен набор от софтуерни системи, за да функционира успешно. За да е консистентна работата на персонала, който я съставлява, тези системи е необходимо да бъдат интегрирани една с друга. Това позволява навременното предаване на данни и работа с актуална информация.

В малкия бизнес

Малките фирми обикновено не работят с извънредно голям брой софтуерни продукти, драстично отличаващи се едни от други. При тях в повечето случаи екипът е достатъчно малък и реакциите относително бързи.

За интегриране на съществуващите софтуери, малките предприятия прилагат различни методи:

  • В повечето случаи, използват популярни пакети от софтуери, интегрирани още от производителя. При тях изобщо няма нужда от интеграция от страна на потребителя
  • За останалите софтуери обикновено създават различни процеси с опростена автоматизация за обработването и предаването на информация
  • Избират CRM и ERP решения, които могат да се мащабират към размера на бизнеса, за да предоставят цялата необходима функционалност без усложнения.

Дори при продължително обновяване и въвеждане на нови технологии, поддържането на интеграцията във времето често става от самите потребители на продуктите.

Почти винаги се използват фабрично предоставени средства и функционалности в самите продукти, в т.ч. и в ERP решението. Много рядко се прибягва до по-сериозни методи като програмиране и създаване на комплексни персонализирани приложения.

Фирмите в този сектор най-често решават интеграционните проблеми самостоятелно. Тук те не са особено голямо предизвикателство, а и възможностите на подходящата ERP система още във фабричен вид драстично надхвърлят нуждите на бизнеса.

Средни предприятия

Това са и предприятията, които имат най-належаща нужда от интеграция на системите. При тях интеграционните трудности са и най-сериозни.

Тези компании са изправени пред най-голямото предизвикателство поради съчетанието на следните факти:

  • Те вече са достатъчно големи, за да имат по-сложна йерархия и разделение на работата по отделите и ролите
  • Все още нямат капитала и оборота, които да им позволят заделянето на значителни ресурси специално за решаване на интеграционните трудности
  • Използват прогресивно нарастващ брой приложения и системи, а категориите и обемите от данни нарастват заедно с тях

С времето, различните софтуерни приложения и системи започват да се отчуждават едни от други поради естественото им надграждане и технологично развитие. Видът и броят на софтуерните системи е ключов за това.

Отпадането и добавянето на функционалности и промяната на начина, по който тези приложения работят и комуникират, създават проблеми в интеграцията на тези софтуери. Понякога след по-фундаментален ъпгрейд, интеграцията изцяло спира да работи и се налага да се търсят нови решения. Това е особено ярко изразено когато се използват приложения от различни компании производители.

Така с времето интеграционните трудности могат да се превърнат в истински интеграционен ад, който да преобърне бизнеса им. Тук се откроява най-видимо предимството на използването на единна и всеобхватна ERP платформа.

Чрез оползотворяването на All-in-One или хибридна ERP система, средния бизнес драстично намалява нуждата от използването на външни софтуери и улеснява интеграцията с оставащите такива. Това е и секторът, който най-силно може да се облагодетелства от използването на широкообхватна платформа за управление на бизнеса.

Корпорации и холдинги

Компаниите от този сектор са добре запознати с ползите от ERP системите. При тях въпроса не е дали да използват ERP, а кое ERP е най-подходящото за тях.

Големите предприятия използват широка гама от софтуерни продукти за работа. Те обаче притежават и натрупаните през годините опит и познания как да извършват и поддържат интеграцията на системите устойчиво във времето.

Много компании от този размер са способни да извършват напълно самостоятелно интеграциите си. Те имат собствени експертни отдели, които се грижат включително и за поддържането на системите.

Въпреки това, ERP системата във всички случаи остава основната система за управление на бизнеса. За тези организации важат с пълна сила всички предимства на модерните ERP платформи, тъй като те елиминират нуждата от повечето разделни продукти и опростяват интеграцията на използваните системи.

Това довежда до един много по-ефективен начин на работа от финансова гледна точка, оптимизира колаборацията и улеснява въвеждането на нови служители в компанията.

Възприемане на ERP системата

Внедряване

Успехът на внедряването на системата зависи от всички участващи страни. Процесите, протичащи в една организация, се познават най-добре от членовете ѝ. Това означава, че бизнесът потребител на една ERP система трябва активно да участва при имплементирането ѝ.

Тук ще се фокусираме върху малките и средни предприятия (МСП), тъй като в тях по-силно се усеща нуждата от помощ с внедряването от страна на доставчика на ERP системата.

Често срещано, и все пак погрешно схващане е, че ръководството на един бизнес трябва да наема множество консултанти и да провежда серии от срещи в опити да опише и оптимизира бизнес процесите още преди внедряването на ERP системата.

В действителност, една съвременна ERP система е неразривно свързана както с документалните и информационните потоци в едно предприятие, така и с работните процеси, протичащи в него. Когато избира ERP система, организацията трябва да се съобрази с технологиите, чрез които тя е реализирана, както и възможностите и нивото на персонализация, което тя предлага.

Както и да са подредени процесите и информацията в една организация, те винаги трябва да бъдат съобразени с възможностите на избрания ERP софтуер. Важи и обратното – колкото и една система да е гъвкава и адаптивна, тя все пак е организирана да работи чрез дадени структура и логика.

Това означава, че внедряването на ERP системата и усъвършенстването на бизнес процесите са на практика една и съща дейност. Опитите за разделянето ѝ и изпреварващо изпълнение на единия за сметка на другия процес са концептуално неправилни. Това може да попречи на успешното внедряване. Внедряването на ERP системата и оптимизирането на бизнес модела трябва да протичат едновременно и напълно синхронизирано.

Всички участници във внедряването – служители, консултанти и специалисти – трябва да са наясно с тази концепция. Съвместната работа по тези процеси прави възможно оползотворяването на пълния потенциал на ERP системата.

Бюджет

ERP системата е един от най-значимите активи на всяка съвременна организация. Тя предоставя един непрестанно развиващ се пълен комплект от дигитални бизнес инструменти. И като всеки развиващ се актив, тя се нуждае от средства за регулярната й актуализация и поддръжка.

Сумите за поддръжка на IT стратегията и ERP решението зависят от много фактори. Видът дейност, бизнес секторът, нивото на желаната дигитализация и автоматизация, доколко бизнесът е базиран на IT – съвкупността от тези фактори влияят върху бюджета за ERP.

Ориентировъчно в бюджета на предприятието е необходимо да се предвидят следните годишни разходи:

  • около 0.5% от общия годишен оборот за поддържка на ERP платформата
  • от 1 до 3% за поддръжката на цялостната IT стратегия.

Тези суми са основно перо в съвременния бизнес свят. Общият опит през годините и браншовете показва, че икономисването на тези средства обикновено завършва с неколкократното им плащане по-късно.

Ползите от правилната ERP система винаги превъзхождат разходите за нея. Възприемането на бюджета за ERP е изключително важно за спестяването на по-големи разходи в бъдеще.

Организациите трябва да се стремят към тези диапазони, за да може ERP системата им да получава правилна поддръжка и навременно надграждане. С тях, тя запазва работоспособността и продуктивността си напред във времето – тоест изплаща се подобаващо.

Бъдещето на ERP

През годините, тази визията и концепция са били водещи в представата ни за това как трябва да изглежда една ERP система.

Постигаме това, което правим, като отчитаме какво изискват нашите клиенти, какви са техните основни предизвикателства и от какво имат нужда, за да продължават да растат и да запазват стабилността на бизнеса си.

Тези мотиви продължават да ни водят, за да развиваме ERP платформата такава, каквато трябва да бъде.